Föreställ dig själv som deltagare i en gruppövning. Mötesrummet har frostade glasväggar. Dörren till rummet står på glänt. Ljudet smiter ut, av och till tydligt, varvat med nästan ohörbart. Du deltar ståendes utanför. "Jämför dessa med de här" säger en av personerna och pekar på whiteboarden i rummet. Förflytta dig i tanken till ditt hemmakontor, fortfarande deltagare i samma övning med instruktionerna "dessa" och "de här". Efter övningen känns deltagarna i mötesrummet nöjda med resultatet. Du känner dig utanför. Ganska ofta så känns möten som de situationer då distansarbete provtrycks som mest.
Föreställ dig själv som deltagare i en gruppövning. Det finns inget mötesrum bokat. Alla i övningen arbetar i samma Trello-tavla(opens in a new window). Digitala versioner av post-its poppar upp i ett organiserat kaos. Efter sju tysta minuter så frågar en av deltagarna "Är alla klara, för att gå igenom idéerna?". En efter en förtydligas de brainstormade idéerna. Förslagen sorteras under "Behöver mer information", "Inget behov" eller "Att göra". Flera av idéerna är snarlika varandra och kan sorteras ut. Innan gruppövningen är klar väljer gruppen tillsammans ut de idéer som verkar mest intressanta att börja arbeta med. Efter övningen känner sig deltagarna nöjda med resultatet. Du också.
Båda scenarierna ovan är upplevda under min resa till remote-first. Jag har lärt mig att tydlighet är viktigt. Det är viktigt att presentera, dela med sig av och efterfråga information på ett tydligt sätt. Hellre övertydlig, än otydlig.
Lär dig krypa innan du går
Arbete remote ställer krav på att minska upplevda avstånd och vara lyhörd gentemot dina kollegor. De upplevda avstånden förändras i takt med vanan av remote samarbete. Det är viktigt att pejla in känslorna i teamet, där vana personer behöver betydligt mindre signaler om aktivitet, medan ovana kan känna obehagskänslor av detaljer som att kommunicera med en avatar. Om ni har lyxen att organisera så att ert team kan träffas fysiskt under en period innan ni påbörjar ett remote lagarbete, så rekommenderar jag er att göra det. Det är lättare att lära känna varandra under samma tak. Ett överkomligt andra steg är att förflytta någon eller några av lagmedlemmarna till andra rum, för att börja öva på remote lagarbete och kommunikation genom headsets.
Oavsett vana av remote samarbete är kontinuerliga reflektioner viktiga. Gör medvetna val. Var tydlig med vad teamet bör fortsätta med och förändra ovanor som påverkar arbetet negativt. Retrospektiv är om möjligt ännu viktigare i remote-first samarbete. Ta tid i anspråk för att stärka lagkänsla och att individer ska få uttrycka frustrationer. För många är kafferaster en möjlighet för att behandla skavande förhållanden. I team som arbetar remote är mötet kring kaffemaskinen i bästa fall ersatt av en gemensam paus från arbetet. Var proaktiv för att skapa miljöer för att andas ut. För att understryka medvetna val, när en förändring genomförs så planera också in en utvärdering.
Teknik (inte) en förutsättning
Remote-first står inte och faller med tekniska förutsättningar, trots att det ofta är teknik som anges som anledning till att samarbete remote är för besvärligt för att satsa på. Enligt mig, är det största hindret för remote samarbete att inte vara proaktiv då information är otydlig, både då den delges och tillgodoses. Många av de situationer som sker på kontor för att få klarhet handlar om att intressenter ställer frågor, medan det på distans oftare handlar om det omvända, att aktivt visa för att få feedback. Som remote-first, våga kräva att inte bli utelämnad.
Teknik underlättar kommunikationen mellan lagmedlemmar om de har ändamålsenliga headsets som aktivt kopplar bort omkringliggande brus. Det är också behagligare för kollegor om så många som möjligt har en lugn omgivning. Sunt förnuft, respekt för varandra och att aktivt använda mute-knappen räcker långt. Var proaktiva och inbjudande under remote samarbete, och eftersträva att hålla den kommunikativa bandbredden så bred som möjligt. Minska distansen till varandra lite extra genom att aktivera video, i synnerhet då personen bakom tangentbordet bör framträda lite extra, exempelvis under retrospektiv.
Strö remote frön
Med tiden kommer du och dina remote-first teammedlemmar känna er mer bekväma än era kollegor under remote samarbete. Hitta tillfällen för att coacha andra och etablera nätverk till andra team. Några rekommendationer jag har för att börja vänja andra med remote-first är:
- Du gör dig troligen en björntjänst om du utgår från att alla kan och vill förbättra sättet de kommunicerar remote. Det underlättar om mer vana personer är proaktiva och framhåller vikten av inte göra skillnad på kollegor som arbetar remote. Gör medvetna val för att gemensamt träna på att arbeta remote.
- Avboka mötesrum för stående möte(n). Efter några försök kommer förutsättningarna klarna för vad som bör förberedas för att få till ett produktivt möte och hur kommunikationen underlättas. Onlinemöten har med fördel en tydlig agenda och beslut när mötet avrundas.
- I retrospektiv, ta gärna hjälp av personer utanför teamet för att facilitera mötet. Utöver att alla lagmedlemmar kan delta aktivt, så medför detta den positiva effekten att öka andra kollegors förståelse för remote-first.
- Håll kommunikation öppet i publika forum. Styr aktivt kommunikation från privata möten, chat eller korrespondens via epost till publika forum och/eller chatkanaler. Reagera på signaler om att "vi på kontoret har diskuterat". Desto fler som har tillgång till information, ju färre beroenden finns till att vara på rätt plats vid rätt tidpunkt.
Förtroende trumfar fysisk närhet
Respektera hindren med att arbeta remote-first, och omfamna möjligheterna. Jobba från ett kontor, en sommarstuga, om du hellre trivs på landet eller i ett tyst hörn av ett café. Det som är viktigt är att du aktivt jobbar för ett respektfullt samarbete och gror förtroendet, där fysisk närhet är sekundärt. Tillåt inte laget att stagnera, utan var nyfikna för att hitta förbättringsområden eller bättre tekniska verktyg, men låt vanor stabiliseras för att inte spendera för mycket tid på omlärning. Låt utfall och kvalitet vara ett bevis för ett gott samarbete. Personberoenden ska hållas tillbaka genom att täppa hål som synliggörs extra mycket de gånger det inte finns en kollega tillgänglig. Ta ett gemensamt ansvar för att bygga förtroende och vilja dela med sig av remote-first resan.